Presso il nostro Istituto sono attive diverse Commissioni di Sorveglianza.

La normativa relativa ai versamenti prevede che questi possano essere ricevuti dalgli Archivi di Stato solo se, preliminarmente, siano state effettuate le operazioni di scarto.

Ogni ufficio statale ha dunque l'obbligo di istituire una commissione di sorveglianza sulla tenuta del proprio archivio e sul ciclo di vita dei propri flussi documentali.

La Commissione di Sorveglianza è un organo collegiale misto, formato da quattro componenti: due funzionari dell'ufficio di appartenenza, uno dell'Archivio di Stato e uno del Ministero dell'Interno (Prefettura).

Il Codice dei beni culturali e del paesaggio prevede la costituzione delle Commissioni di Sorveglianza sugli archivi.

La commissione si riunisce periodicamente, per valutare
1. quali atti sono destinati alla conservazione
2. quali atti possono essere eliminati
3. quali sono le condizioni più idonee per l'organizzazione dell'archivio corrente, dell'archivio di deposito e dell'archivio storico.

La composizione e il funzionamento delle Commissioni di Sorveglianza sono disciplinati dal regolamento approvato con DPR 18 aprile 1994, n.344, pubblicato in G.U. n.132 dell'8 giugno 1994.

Compiti della Commissione sono i seguenti:
- vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito
- collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti
- proporre gli scarti
- curare i versamenti
- identificare gli atti di natura riservata

Lo scarto si basa su appositi massimari di scarto, predisposti dalle Amministrazioni competenti.

I massimari contengono l'elenco delle tipologie di documenti, delle serie archivistiche, e l'indicazione dei tempi massimi di conservazione degli stessi.

In carenza di indicazioni e precise linee guida, le Commissioni di Sorveglianza ricorrono di prassi al giudizio dei membri e alle consuetudini dell'ufficio che scarta.

 

 

 


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